Datenschutz-erklärung

Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1. Verantwortlicher

Topcu Holding GmbH
Provinzialstraße 395, 44388 Dortmund
Telefon +49 231 29 29 510, E-Mail info@topcu-gruppe.de

Wir sind verantwortlich für diese Website, das Kontaktformular und die E-Mail-Postfächer. Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

2. Hosting, Server-Protokolle und Cookies

Diese Website liegt bei der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf) in einem Rechenzentrum in Dresden. ALL-INKL.COM verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Auftrags­verarbeiter nach Art. 28 DSGVO).

Beim Aufruf speichert der Server technisch notwendige Daten in Protokollen: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Datenmenge, Statuscode, Referrer sowie Browser und Betriebssystem. Das dient dem sicheren und stabilen Betrieb (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO). Die Protokolle werden nur so lange gespeichert, wie es für Betrieb und Sicherheit nötig ist, und dann gelöscht.

Wir setzen keine Cookies und keine Statistik-, Analyse- oder Werbedienste ein. Schriften, Bilder, Videos und Animationen kommen von unserem eigenen Server, nicht von Google oder anderen Anbietern.

3. Kontakt und Kontaktformular

Wenn Sie uns schreiben, anrufen oder das Formular auf der Seite „Kontakt“ nutzen, verarbeiten wir Ihre Angaben: Anliegen, Name, E-Mail-Adresse, Nachricht, freiwillig Ihre Telefonnummer, bei einer Schadensmeldung die Adresse der Wohnung und auf Wunsch Anhänge. Bitte senden Sie keine Ausweiskopien, Kontodaten oder Gesundheitsangaben, wenn wir nicht danach fragen.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir bearbeiten und beantworten Ihre Anfrage und beheben Schäden. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder seine Anbahnung geht (zum Beispiel Besichtigung, Mietverhältnis), sonst Buchstabe f (unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage durch die zuständige Gesellschaft der Gruppe). Eine Einwilligung ist nicht nötig.

Ablauf: Das Formular schickt Ihre Angaben als E-Mail an info@topcu-gruppe.de oder, bei Anliegen zu Bestands­verwaltung, Vermietung, Facility Management und Schäden, an mieter@topcu-gruppe.de. Dazu verschickt ein Skript auf unserem Webserver die Nachricht über das Microsoft-365-Postfach (Abschnitt 5). Der Webserver speichert die Angaben nicht. Wir leiten Ihre Anfrage je nach Anliegen an die zuständige Gesellschaft der Gruppe weiter (Abschnitt 5). Bei Schäden beauftragen wir bei Bedarf Fachbetriebe, die die nötigen Angaben erhalten.

Speicherdauer: Wir löschen Ihre Angaben, wenn das Anliegen erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht (Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege acht Jahre).

4. Bewerbungen

Wenn Sie sich über das Formular (Anliegen „Bewerbung“) oder per E-Mail an info@topcu-gruppe.de bewerben, verarbeiten wir Ihre Unterlagen, um über ein Beschäftigungs­verhältnis zu entscheiden (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, § 26 BDSG). Ihre Bewerbung bearbeiten unsere eigenen Mitarbeitenden. Bitte senden Sie keine besonders sensiblen Angaben (zum Beispiel zu Gesundheit oder Religion), die für die Bewerbung nicht nötig sind.

Nach Abschluss des Verfahrens bewahren wir Ihre Unterlagen sechs Monate auf, um uns gegen mögliche Ansprüche zu verteidigen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO), und löschen sie dann. Eine längere Speicherung (zum Beispiel für einen Bewerberpool) erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.

5. Empfänger, Drittländer und Links

Wir geben Daten nur weiter, wenn das nötig und erlaubt ist, an:

  • ALL-INKL.COM als Auftrags­verarbeiter für das Hosting (Abschnitt 2),
  • die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, gegebenenfalls zusammen mit der Microsoft Corporation (USA), als Anbieter unserer E-Mail-Dienste (Microsoft 365, Outlook; Auftrags­verarbeiter),
  • die blue IT Systemhaus GmbH, Birnenweg 7, 59199 Bönen, die unsere IT-Systeme verwaltet und betreut (Auftrags­verarbeiter),
  • die Gesellschaften der Gruppe, je nach Anliegen: Dr. Topcu Immobilien-Management GmbH (Bestands­verwaltung, Vermietung, Miet­angelegenheiten), TG Immobilien GmbH (Projektentwicklung, Immobilien, Kauf aus dem Bestand) und Topcu Service GmbH (Facility Management, Schadens­meldungen). Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, sonst Buchstabe f (unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung durch die zuständige Gesellschaft),
  • Fachbetriebe bei Schadens­meldungen (Abschnitt 3),
  • Steuerberater, Banken, Versicherungen, Behörden und Gerichte, soweit wir dazu verpflichtet oder berechtigt sind.

Eine Übermittlung von E-Mail-Daten in die USA ist nicht ausgeschlossen. Dafür gilt der Angemessenheits­beschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework; Microsoft Corporation ist danach zertifiziert. Zusätzlich gelten Standard­vertrags­klauseln, eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage unter info@topcu-gruppe.de.

Links zu anderen Websites (zum Beispiel ImmoScout24, RADTOP und Google Maps der Google Ireland Limited) verlassen unsere Website erst nach Ihrem Klick. Dann ist der jeweilige Anbieter verantwortlich; bitte lesen Sie dessen Datenschutzhinweise.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie, wenn Sie eingewilligt haben, auf Widerruf mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten, die wir auf unser berechtigtes Interesse stützen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO), jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Dann verarbeiten wir die Daten nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach oder die Verarbeitung dient der Verteidigung von Rechts­ansprüchen. Ein formloser Hinweis an info@topcu-gruppe.de genügt.

Für alle Rechte wenden Sie sich an info@topcu-gruppe.de oder an die Anschrift oben. Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Telefon 0211 38424-0, poststelle@ldi.nrw.de, www.ldi.nrw.de.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die Pflichtangaben im Formular (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Nachricht, bei Schadens­meldungen zusätzlich Straße und Hausnummer, PLZ und Ort) können wir Ihre Anfrage aber nicht bearbeiten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

Stand: November 2026